Introducción

Handy puede conectarse con tu instancia de SAP BusinessOne (B1) para mantener tu ERP como el punto central de la información de ventas, manteniendo la misma información en la oficina y en los smartphones de los vendedores.

Al sincronizar Handy con SAP B1, se toman en cuenta los siguientes conceptos:

  • Productos: tu catálogo de productos y precios que tengas en SAP B1 se ve reflejado en Handy, incluyendo acuerdos, precios especiales y listas de precios que indiques.
  • Clientes: tu catálogo de clientes, con asignación a vendedores, se ve reflejado en Handy, separando cada socio de negocio (cliente) en zonas o rutas.
  • Pedidos: tus vendedores capturan el pedido en Handy y el pedido es creado en B1 como una oferta de venta, respetando las reglas de negocio que tengas configuradas en SAP B1.

El código fuente y detalles de instalación de la interfaz, que es gratuita y de código abierto, los encontrarás acá:


Toda la información será tomada de las tablas estándares y sincronizada con Handy cada 1 - 20 minutos.

Clientes

El catálogo de clientes, con la información completa de los clientes, es enviado hacia Handy, tomado de SAP B1, de esta manera, si creas nuevos clientes o editas datos de clientes, se sincronizan hacia Handy.

La agrupación de clientes se hace en Handy por medio de zonas y su análogo en SAP B1 es el vendedor asignado, es decir, se crea una zona en Handy por cada vendedor asignado al cliente, de esta manera puedes controlar que cada vendedor vea sólo sus clientes.

Se toma la siguiente información de la tabla de clientes:

El campo agrupador para los clientes será el vendedor asignado a ese cliente. Por ejemplo, si el "cliente A" es asignado al vendedor "Gabriel Reyes", en Handy será creada una nueva zona llamada "Gabriel Reyes", y esta zona podrá ser asignada a uno o más usuarios en Handy.

Si un vendedor diferente es asignado a un cliente existente en SAP B1, la nueva zona será creada en Handy y necesitará ser asignada al nuevo usuario. La interfaz sincronizará estos cambios automáticamente.

Un nuevo campo para especificar si el cliente está habilitado o deshabilitado debe ser añadido a la tabla del cliente para especificar si el cliente debe ser mostrado al vendedor o no (esto es como el campo "activo"/"desactivado" en SAP B1, este campo es equivalente al "habilitado"/"deshabilitado" en Handy). El nombre del campo en la tabla debe ser OCRD.U_HandyCustomerStatus y debe tener dos opciones: 01 para deshabilitado y 02 para habilitado. Puedes usar cualquier etiqueta que desees pero debes usar estos dos valores. Te sugerimos utilices la descripción "Estatus Handy".

Si decides no agregar este campo personalizado, todos los clientes serán mostrados todo el tiempo como habilitados en Handy (Si es "deshabilitado" manualmente en Handy web, este será cambiado nuevamente a "habilitado" por la interfaz).

El campo "habilitado"/"deshabilitado" no debe ser usado como un reemplazo de este nuevo campo porque algunas cosas como el estatus del crédito puede cambiar el campo de "habilitado"/"deshabilitado" y puede ocasionar que el cliente sea deshabilitado en Handy, un comportamiento no deseado porque tú debes poder registrar una visita en Handy aunque el estatus de crédito para ese cliente sea malo. De cualquier manera, el campo "habilitado"/"deshabilitado" se mostrará al usuario móvil para que pueda entener si hay un problema con el crédito del cliente.

La administración de tu compañía de SAP B1 debe crear este campo y actualizarlo con los valores correspondientes para integrarlos con la interfaz: El nombre del vendedor asignado será la zona en Handy, campo para especficar si un cliente está habilitado o deshabilitado exclusivamente para Handy.

Productos

La sincronización de los precios de los productos se hace de acuerdo a una lista de precio determinada pero se puede ajustar a tus necesidades. Ejemplos:

  • Tienes listas de precio por cliente
  • Tienes acuerdos de precio por producto-cliente
  • Considera el precio de acuerdo al histórico de venta de ese producto, a ese cliente
  • Tienes listas de precios especiales

Handy ofrece la posibilidad de que tu vendedor negocie precios especiales y puedan ser sincronizados hacia B1.

La información principal de la tabla de productos que se toma es la siguiente

La lista de productos que sincroniza con Handy es tomada de la lista estándar de productos.

Para agrupar los productos en Handy, un nuevo campo string debe ser añadido a los productos en SAP B1. El nombre del campo debe ser U_HandyProductCategory.

 El campo debe contener el nombre de la categoría , no el ID, por ejemplo: "Galletas", no '1', o '2', ni ningún otro id.

De esta manera, se mostrará al usuario final los artículos agrupados en una manera que tenga sentido para el vendedor y el grupo del artículo puede recordar un campo usado internamente para otros propósitos en la empresa.

En handy existe una manera de controlar cuáles productos son mostrados a los usuarios. La segunda manera es que muevas los productos a una o más familias de productos (el campo personalizado en SAP B1) y luego puedes deshabilitar esa familia de productos en Handy web. De esta manera, todos los productos que pertenecen a esa familia de productos no serán mostrados a los usuarios en la aplicación móvil de Handy.

El nombre del campo a compartir con nostros para la categoría del producto.

Lista de precios

Handy soporta una o más listas de precios, esto es configurable a través de la interfaz. El cliente puede tener una lista de precios.

Precios Especiales


 Handy soporta asignaciones de precios a través de una lista de precios estándar (sólo una a la vez) que es configurable a través de la interfaz. Adicionalmente, son soportados precios especiales para socios de negocio, como se especifica a continuación:

  • Cuando un precio especial es asignado para un socio de negocio, éste tiene prioridad en Handy, este precio es el que será usado para una combinación de producto-cliente en Handy.
  • Cuando los precios especiales cambian, éstos son actualizados en Handy.

Órdenes de venta

Al capturar un pedido en Handy, es enviado a SAP B1 como una oferta de venta. La oferta de venta es el primer paso para realizar una venta a un socio de negocio, es el paso anterior al pedido.

Al crearlo como oferta de venta, se evita la re-captura de los datos, la oferta aparece llena con los datos del pedido capturado por el vendedor desde el smartphone y posteriormente, la oferta de venta puede ser convertida a pedido sin tener que re-capturar, asegurándose además que las reglas de negocio de ese proceso son revisadas (condiciones de crédito, por ejemplo).

Dentro de los comentarios de la oferta de venta, se inserta el folio de pedido de Handy para relacionarlos fácilmente.

Generalidades

  • El sincronizador funciona con las versiones 8 y 9 de B1.
  • Las conexiones son hechas utilizando métodos de conexión a SAP B1 Standard (DI API) para escribir datos (sólo se escribe la oferta de venta) y lecturas a la BD (SQL Server) para extraer información. De esta manera no incurrimos en método que pongan en riesgo el contrato de soporte con tu proveedor de SAP B1.
  • El conector hace una sincronización inicial hacia Handy y de ahí en adelante sólo sincroniza cambios (cambios de precio, nuevos clientes, etc.), para mantener comunicaciones ligeras
  • Handy no pone en riesgo tu instancia de B1, el conector es instalado en tu servidor de B1 y las comunicaciones ocurren hacia la API web segura de Handy, no hay necesidad de que publiques servicios web ni el acceso a tu BD en Internet.
  • No es necesario que el vendedor ni un área de sistemas dispare un proceso para que la sincronización ocurra, los datos se mantienen en sincronía automáticamente de ambos lados.
  • La interfaz puede funcionar como base (está lista para ser instalada) pero normalmente se requieren personalizaciones de la lógica de precios. Contáctanos para platicar más al respecto.

Para conocer más detalles sobre cómo instalar la integración de SAP B1 en tu servidor, visita el repositorio de código en GitHub:

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