En este artículo explicamos paso a paso todo lo necesario para utilizar Handy para el control de la venta en ruta o venta a bordo.

Para trabajar como venta en ruta es necesario previamente:

  • Tener registrados tus clientes con su zona (ruta) asignada
  • Tener registrados tus productos con precio y cantidad en inventario
  • Tener tus vendedores (usuarios móviles) registrados con el tipo "Venta en ruta" y con su zona asignada

Notas importantes.

  • Handy maneja solamente un almacén. El inventario que registres representa el producto que manejas en tu empresa en sus diferentes almacenes
  • Sólo el producto registrado (disponible) como inventario será asignable a tus camionetas para el proceso de la venta en ruta
  • La asignación de carga de producto a las rutas, disminuye el inventario de compañía. Puedes consultar en todo momento el inventario de compañía y el asignado a rutas
  • La venta en ruta es considerada de contado, no se puede manejar venta a crédito en la Venta en ruta

El primer paso en el proceso es asignar carga al vendedor. Entra al menú de Administrar rutas.

Da clic al botón de Nueva asignación y selecciona la primer opción igualmente llamada Nueva asignación.

Indica el vendedor al que le vas a asignar carga. Recuerda que solamente los usuarios de tipo venta en ruta se les puede asignar carga.

Registra los productos a asignar e indica la cantidad asignada. Recuerda que no puedes asignarle al vendedor más producto del disponible en inventario.

Puedes registrar la cantidad de dinero en efectivo que le entregas al vendedor al inicio de la ruta para que lo utilice en el proceso del cobro en efectivo. No es obligatorio.

Por último, puedes registrar comentarios para el vendedor en la ruta.

Revisa que todo sea correcto: productos, cantidades y valores. Una vez que todo esté correcto, graba la asignación de carga oprimiendo la tecla F8.

Listo, la carga ha sido registrada. De manera inmediata, un mensaje es enviado a la aplicación móvil del vendedor indicándole que se le acaba de asignar carga. El vendedor debe entrar a Handy y aceptar la carga.

Es muy importante saber que el vendedor NO puede vender hasta haber aceptado la asignación de carga, ya que su inventario está en cero y no puede vender lo que no tiene registrado con inventario en la ruta.

Da clic en la alerta de tu celular o entra a Handy y accede a la pantalla de Productos con el botón en el menú en la parte inferior. Revisa las que cantidades asignadas sean correctas y da clic en el botón de Confirmar.

En el portal web puedes saber si el vendedor ya aceptó o no la carga asignada. Si la carga no ha sido aceptada, se muestra un icono de una flecha que permite reenviar la carga, esto es útil en los casos en los que el vendedor no recibió la asignación por no tener acceso a Internet.

Si la carga ya fue aceptada, se indicará con un texto.

A partir de haber aceptado la carga, el vendedor puede comenzar su proceso de venta en calle. En la pantalla principal de la aplicación móvil, el vendedor tendrá acceso a un botón deslizable que le permite indicar en qué momento terminó con su proceso de venta en calle. 

El vendedor debe iniciar sus visitas y creación de pedidos. Hay que recordar que sólo puede vender producto que tiene disponible. Si trata de vender producto que no tiene asignado o una cantidad mayor a la disponible, recibirá mensajes de error. 

Al terminar su ruta, el vendedor debe deslizar el icono del camión en la pantalla principal de Handy, de izquierda a derecha para indicar que cierra su ruta. Es importante notar que a partir de que el vendedor cierra la ruta, no puede vender más sino hasta que se le asigne una nueva carga. En el portal Web podemos consultar cuando un vendedor ya cerró su ruta.

En ocasiones es necesario recargar producto al vendedor. Para ello hay que dar clic en el botón + de Añadir producto.

En esta pantalla podemos agregar producto a la ruta sin necesidad de cerrarla.

Por último, desde el portal Web debemos cerrar la ruta del vendedor. Para ello damos clic en el icono rojo de Cerrar ruta.

En la parte superior de la pantalla de cierre nos muestra datos generales e información sobre la venta. Primeramente debemos indicar cuánto dinero entrega el vendedor de su venta del día. Este monto puede incluir la venta y además el dinero que inicialmente le asignamos para el proceso de cobro.

En la siguiente parte se muestra una tabla con la información de el producto asignado y lo vendido. Aquí debemos registrar por cada producto: 

  • Que cantidad se considera como merma. Producto que se haya dañado o perdido en el proceso de venta
  • Que cantidad se se recibe y se reincorpora al inventario de compañía
  • Que cantidad permanecerá en la camioneta como parte de su siguiente ruta

La última columna nos indica que cantidad de producto falta de cuadrar. Idealmente cada producto debe de quedar en cero diferencias, lo cual indica que lo que no fue vendido y entregado ha sido contabilizado correctamente.

Una vez que cuadramos la ruta, damos clic en el botón de Cerrar.

Con esto terminamos el proceso de venta en ruta. Es importante mencionar que una vez cerrada la ruta NO puede ser editada ni modificada. Puedes ver que rutas han sido cerradas por el icono de Ver ruta.

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